Persónuverndarstefna Hugverkastofunnar

Í þeim tilgangi að sinna lögbundnu hlutverki sínu meðhöndlar Hugverkastofan persónuupplýsingar. Öll slík vinnsla og meðferð fer fram í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Hugverkastofan er afhendingarskyldur aðili skv. 3. tölul. 1. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn (LOS). Öll erindi og gögn sem stofnuninni berast eru varðveitt í samræmi við LOS, sbr. reglur sem settar eru á grundvelli þeirra laga, sbr. reglur nr. 85/2018 og nr. 571, 572 og 573/2015. Hugverkastofan starfar enn fremur á grundvelli laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins (LRS).

Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef hægt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, til dæmis með tilvísun í nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann með einhverjum hætti. Upplýsingarnar verða að vera nægjanlega nákvæmar til að hægt sé að átta sig á því hvaða einstaklingi þær tilheyra. Hér getur t.d. verið um að ræða nöfn, kennitölur, heimilisföng eða önnur einkenni tiltekins einstaklings.

Persónuupplýsingar sem Hugverkastofan safnar og meðhöndlar
Hugverkastofan fer með og verndar allar persónuupplýsingar í samræmi við gildandi lög og reglur hverju sinni. Starfsfólk Hugverkastofunnar gætir þess að vinnsla og meðferð persónuupplýsinga sé rétt og að öryggi upplýsinganna sé tryggt. Hugverkastofan safnar og vistar nauðsynlegar persónuupplýsingar sem stofnuninni berast vegna umsókna og skráningar einkaleyfa, vörumerkja, hönnunar og byggðarmerkja, sbr. reglugerð nr. 188/1991. Tilgangur söfnunar og varðveislu upplýsinganna er að:

• Gæta hagsmuna eigenda hugverkaréttinda.
• Geta átt í samskiptum við umsækjendur varðandi umsóknir.
• Uppfylla skilyrði laga og alþjóðasamninga.

Til að gæta hagsmuna eigenda hugverkaréttinda og uppfylla skilyrði alþjóðasamninga eru upplýsingar um umsækjendur um skráningu vörumerkja, einkaleyfa og hönnunar vistaðar í ýmsum gagnagrunnum og eru því aðgengilegar almenningi um leið og umsókn er skráð hjá Hugverkastofunni.

Upplýsingar um vörumerkja-, félagamerkja- og hönnunarumsóknir birtast einnig í gagnagrunnum Alþjóðahugverkastofnunarinnar (WIPO) og Hugverkastofu Evrópusambandsins (EUIPO) og upplýsingar um einkaleyfaumsóknir í gagnagrunni Evrópsku einkaleyfastofunnar (EPO). Upplýsingar um aðila máls í andmæla- og ógildingamálum eru jafnframt birtar á heimasíðu Hugverkastofunnar.

Hugverkastofan sendir gögn og upplýsingar til áfrýjunarnefndar hugverkaréttinda á sviði iðnaðar komi til þess að ákvörðunum stofnunarinnar verði áfrýjað. Sama gildir um afhendingu gagna til Ríkislögmanns komi til málaferla er varða ákvarðanir stofnunarinnar.

Hugverkastofan safnar einnig persónuupplýsingum um viðskiptavini sem óska eftir gögnum samkvæmt stjórnsýslulögum, nr. 37/1993 og upplýsingalögum, nr. 140/2012.

Ábendingar og fyrirspurnir sem berast Hugverkastofunni í gegnum Ábendingahnapp á heimasíðunni eru meðhöndlaðar í samræmi við vinnureglur um meðhöndlun tölvupósts. Milliliður í móttöku erindanna er vefkerfi þjónustuaðila okkar, en þar fer ekki fram nein frekari söfnun eða úrvinnsla. Gögnunum er sjálfkrafa eytt úr vefkerfinu innan 12 mánaða.

Þá getur stofnunin enn fremur unnið með upplýsingar sem berast þegar aðilar þiggja þjónustu á skrifstofu stofnunarinnar. Í þeim tilfellum er sérstaklega aflað samþykkis fyrir slíkri söfnun og vinnslu. Upplýsingar sem aflað er með þessum hætti verða ekki varðveittar lengur en 12 mánuði. Mögulegt er að draga slíkt samþykki til baka hvenær sem er.  

Hugverkastofan vinnur með persónuupplýsingar starfsmanna sinna í tengslum við launavinnslu og starfsmannahald. Upplýsingar um starfsmenn eru vistaðar með takmörkuðum aðgangi í skjalavörslukerfi.

Hugverkastofan skráir persónuupplýsingar um þá sem sækja um starf eða starfsnám hjá stofnuninni auk upplýsinga um meðmælendur þeirra. Upplýsingarnar eru vistaðar með takmörkuðum aðgangi í skjalavörslukerfi.

Hverjir hafa aðgang að persónuupplýsingum sem Hugverkastofan safnar?
Starfsmenn Hugverkastofunnar hafa aðgang að persónuupplýsingum að því marki sem nauðsynlegt er. Þær upplýsingar sem starfsmenn vinna með eru þó almennt takmarkaðar við nafn, heimilisfang og kennitölu ásamt reikningsupplýsingum. Allar aðgerðir starfsmanna í skjalavörslukerfi stofnunarinnar eru skráðar í aðgerðaskrá. Starfsmenn Hugverkastofunnar eru bundnir þagnarskyldu skv. X. kafla stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Þá getur komið til þess að þriðji aðili, svo sem hugbúnaðarfyrirtæki, fái aðgang að persónuupplýsingum stofnunarinnar en þá eingöngu í þeim tilgangi að þróa hugbúnað, tölvukerfi eða lagfæra villur í slíku kerfi.

Þín réttindi samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni
Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hafa einstaklingar rétt á að fá upplýsingar um það hvort stjórnvald, eða annar aðili, vinni með persónuupplýsingar um þá. Sérstaklega er fjallað um réttindi hins skráða í III. kafla laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018. Er þar sérstaklega tiltekið að einstaklingar skuli geta fengið upplýsingar um það hvort að unnið sé með upplýsingar um sig, með hvaða upplýsingar sé unnið og hvernig það er gert. Hugverkastofan er hins vegar bundin lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, (LOS) og er skylt að varðveita og skila til Þjóðskjalasafns þeim upplýsingum og gögnum sem henni berast. Slíka beiðni um leiðréttingu eða eyðingu gagna verður því að meta út frá því hvort að viðkomandi gögn falli undir lög um opinber skjalasöfn eða ekki.

Öryggi upplýsinga og vinnsluaðilar Hugverkastofunnar
Hugverkastofan leggur mikla áherslu á öryggi upplýsinga sem stofnunin safnar og geymir. Á grundvelli lagaheimilda er stofnuninni í ákveðnum tilvikum heimilt að gera samkomulag við aðrar stofnanir um vinnslu tiltekinna mála, svo sem um rannsókn einkaleyfaumsókna. Í slíkum tilfellum eru upplýsingar sendar til viðkomandi aðila.

Upplýsingar um ábyrgðaraðila
Persónuverndarfulltrúi Hugverkastofunnar starfar innan stofnunarinnar og berast erindi til hans í gegnum netfangið hugverk@hugverk.is. Telji einhver að meðferð Hugverkastofunnar á upplýsingum og gögnum stangist á við lög og reglugerðir er viðkomandi heimilt, á grundvelli 77. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018, að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.

Vafrakökur
Hugverkastofan notar vafrakökur til að greina umferð um vef stofnunarinnar og safna tölfræðilegum upplýsingum um notkun vefsvæðisins. Upplýsingarnar eru einungis notaðar til að þróa og bæta þjónustu vefsins. Með innsýn í notkun vefsins getur Hugverkastofan veitt betri þjónustu og sinnt fræðslu- og leiðbeiningahlutverki sínu. Upplýsingarnar sem safnað er fela ekki í sér viðkvæmar persónuupplýsingar sem gera kleift að bera kennsl á notandann.